Política de tratamiento de datos

Prisma Coffee / Política de tratamiento de datos

Términos y  Condiciones

Generalidades

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad PRISMA COFFEE TECH, (en adelante, la ENTIDAD), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la EMPRESA garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, permitiendo a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Contenido de las bases de datos

En las bases de datos de PRISMA COFFE TECH  se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, PRISMA COFFE TECH puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

Tratamiento

La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países. En cumplimiento de deberes legales, PRISMA COFFE TECH podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. Velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

Finalidad

La información recolectada por PRISMA COFFE TECH tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto y las actividades asociadas a este y a la relación entre la PRISMA COFFE TECH y los titulares. Además, guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. En razón a su actividad, PRISMA COFFE TECH almacena información sobre consumidores, participantes de programas de mercadeo y redes sociales que voluntariamente las han entregado para promoción de sus actividades comerciales.

Derechos de los titulares:

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la PRISMA COFFE TECH o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre  otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2.  Solicitar prueba de la autorización otorgada a la PRISMA COFFE TECH, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  3.  Ser informado por PRISMA COFFE TECH o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4.  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5.  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que PRISMA COFFE TECH o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Obligaciones de la PRISMA COFFE TECH :

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3.  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4.  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5.   Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
  6.  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7.  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  8.  Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9.  Exigir al  en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10.  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11.  Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12.  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  13.  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14.  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Persona o área responsable:

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

  • Entidad: PRISMA COFFE TECH
  • Dependencia: Circular 74A #39b-22, Laureles – Medellín, Colombia.
  • Correo electrónico: info@prismacoffeetech.com

Procedimientos de presentación y respuesta de consultas, quejas y reclamos:

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

  •   Identificación del Titular
  •   Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  •    Dirección del titular documentación que se quiera presentar como prueba

Propiedad del contenido del Portal – Copyright:

  1.         El Portal y su contenido son de propiedad exclusiva de PRISMA COFFE TECH, por lo que está prohibida su reproducción total o parcial, su traducción, inclusión, transmisión o almacenamiento sin autorización previa y escrita para cada uno de los fines antes descritos
  2.      Los links a otras páginas o portales de Internet, distintas de aquellas de las cuales PRISMA COFFE TECH es propietaria, son ofrecidos como información adicional para los Usuarios. Todos los links tienen como único objetivo brindarle al Usuario mayor información que puede ser de utilidad, pero no conllevan ninguna oferta comercial relacionada a los productos o servicios, sus matrices o subsidiarias. Por lo anterior, PRISMA COFFE TECH declara que no es responsable por el contenido de dichas páginas de Internet al no ser propietario de las mismas o haber colaborado en su creación.
  3.         Los Usuarios aceptan y reconocen que PRISMA COFFE TECH es propietaria de todas y cada una de las marcas incluidas dentro del Portal. Los Usuarios igualmente reconocen que por las circunstancias de uso del Portal no les está concediendo derechos de licencia de marcas, ni permisos de uso, ni se originan pagos o regalías o derechos por acreditación de las mismas. Por lo anterior, los Usuarios se obligan a abstenerse de usar las marcas de propiedad de PRISMA COFFE TECH.

Definiciones

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  • Base  de  Datos:  Conjunto  organizado  de  datos  personales  que  sea  objeto  de Tratamiento
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
  • Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma